Wat zijn de ‘juridische gronden’?
Volgens de privacywetgeving dienen we je te informeren op basis van welke ‘juridische gronden’ we je gegevens te mogen gebruiken. We hebben namelijk je gegevens nodig vanwege de contractuele afspraken tussen jou en Wolq, zoals de aankoop of levering van een abonnement, product of dienst. Dit is het geval bij:
- Bestellen van producten of diensten
- Verhuur of hosting
- Het aangaan van een abonnement
- Contact met onze klantenservice
Daarnaast kunnen we je gegevens gebruiken bij een zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’. In ons geval betekent willen we al onze klanten een optimale en zo persoonlijk mogelijke service verlenen. Hierbij denken we uiteraard altijd aan jouw privacy. Dit geldt voor:
- Reviews & klanttevredenheidsonderzoek
- Contact met onze klantenservice
- Bezoek van de Wolq-website
- Bezoek van Wolq-Portals
- Nieuwsbrief & E-Mail
- Persoonlijk advies
- Acties
- Social media
We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld bij het vermoeden van fraude. En soms heb je ons zelf toestemming gegeven, denk hierbij bijvoorbeeld wannaar je je inschrijft voor een nieuwsbrief, webinar, demonstratie, beurs of infosessie. Dit houden we uiteraard netjes bij.
Wie kan er bij jouw gegevens?
We geven je gegevens alleen door aan andere partijen wanneer dat echt noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Het betreft dan deze partijen: leveranciers, betaalpartners en ingehuurde dienstverleners. Partijen zoals data management-platforms, media- en advertentiebureaus en onderzoeksbureaus komen er bij als we je een meer persoonlijk advies willen geven of gerichte advertenties laten zien, denk hierbij bijvoorbeeld aan je interesse in bepaalde producten of diensten. Bij verdachte situaties, zijn we verplicht om klantgegevens te delen op verzoek van overheidsinstanties.
De partijen, welke van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze enkel gebruiken om jou een dienst te leveren namens Wolq. Tenzij ze zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van je gegevens. Ook hebben sommige cookie-ontwikkelaars toegang tot de gegevens die cookies op onze website verzamelen. Uiteraard verkopen jouw gegevens nooit door aan derden.
Waar zijn jouw gegevens opgeslagen?
We slaan je gegevens op in verschillende databases en hanteren hierbij altijd harde beveiligingsmaatregelen. Je gegevens worden bij voorkeur opgeslagen binnen de Europese Unie en in die uitzonderlijke situaties dat je gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, blijven we ervoor zorgen dat jouw privacy op een passende manier wordt beschermd.
Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Laten we starten met: niet langer dan noodzakelijk! Zodra het kan, verwijderen we alle data die we van je hebben of gebruiken we jouw gegevens anoniem. Soms hebben we namelijk bepaalde data nodig voor interne analyses en rapportages. Mooi verhaal, maar wat bekend het concreet? We houden bepaalde termijnen aan, waarna we je gegevens verwijderen. Dit zijn ze:
- Mochten we een telefoongesprek hebben opgenomen, dan verwijderen we die na 30 dagen. Tenzij we een wettelijke verplichting hebben om een gesprek langer te bewaren.
- Als een klantaccounts 7 jaar lang inactief is, wordt deze verwijderd. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
- De Belastingdienst verplicht ons jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens voor een periode van 7 jaar bewaren. Daarna gebruiken we alleen anonieme gegevens voor interne rapportages.
- Wanneer je een abonnement via Wolq hebt aangeschaft bewaren we je contract verplicht 7 jaar. Na die periode gebruiken we geanonimiseerde gegevens voor interne rapportages.
- Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief, webinar, demonstratie, portal, beurs of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming 5 jaar lang.
Hoe zit het met jouw rechten?
Jij blijf uiteraard de baas over je eigen gegevens. Zo kan je gratis inzage krijgen in jouw persoonsgegevens en deze wijzigen, verwijderen, gebruik beperken of je e-mailwensen aanpassen. Soms kan dit in een van de Wolq-portals of laat het ons weten per post of e-mail. Via deze weg kan je ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden of aangeven dat je van mening bent dat jouw privacy zwaarder weegt dan ons belang. In dat geval beoordelen we de situatie opnieuw. Uitschrijven voor één of meerdere nieuwsbrief is verre van complex. Dat doe je namelijk in je Wolq-account of via de link onderaan de nieuwsbrief zelf.
Waar kan je terecht met vragen of klachten over dit onderwerp?
Voor vragen of klachten over je gegevens en de bescherming van je privacy kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Wolq via mail naar
info@wolq.nl of per post naar Wolq B.V. - Broederwal 25 - 5708 ZT - Helmond
, t.a.v. Data Protection Officer.
Wanneer je niet tevreden bent over hoe Wolq omgaat met jouw privacy kan je contact opnemen met de privacy-autoriteit.
Related Articles
Hoe veilig zijn mijn gegevens bij Zoho?
Hopelijk worden we niet te technisch, maar zet je toch maar schrap. Zoho beschikt over een indrukwekkend kwartetje aan ISO-certificeringen (27001-, 27017- en 27018) en conformeert zich aan SOC 2 Type II voorschriften. Je data wordt versleuteld met de ...
Kan ik projectinformatie, taken en uren zien in de portal?
Jazeker! Als er sprake is van een actief project bij Wolq, zie in het menu aan de linkerzijde de knop "Projecten". Na een klik in het menu, zie je een overzicht van de aanwezige taken, de geregistreerde tijd en eventuele opmerkingen. Bij "Taken" zie ...
Hebben jullie een portal waar ik mijn gegevens kan zien en beheren?
Yep! Op de Wolq Selfservice Portal (WSP) heb je 24/7 inzicht in heel veel informatie en kun je de meeste zaken zelf regelen. Na een klik in het menu, zie je een overzicht van de aanwezige taken, de geregistreerde tijd en eventuele opmerkingen. Bij ...
Hoe kan ik het beste een workflow maken en met jullie delen?
Wij gebruiken hiervoor de gratis tool van diagrams.net. Via https://www.diagrams.net/ start je eenvoudig je eerste diagram. Het bouwen van een diagram of stroomschema, voor het visualiseren van je proces, is eigenlijk reuze eenvoudig. In basis zijn ...
Wat is een e-mail alias en waarvoor heb ik die nodig?
Waarschijnlijk gebruik je of ga je gebruik maken van je huidige e-mailadres om in te loggen bij Zoho. Daar Zoho binnen het eigen ecosysteem maar één keer het gebruik van het e-mailadres toestaat, kan je dus enkel binnen je eigen Zoho-omgeving werken. ...