Samenwerken in Zoho Projects

Samenwerken in Zoho Projects

Dat je met Zoho overal snel en slim kan samenwerken, dat is geen geheim en het zal dus geen verassing zijn dat ook wij intern de tools van Zoho inzetten voor het digitaliseren en transformeren van onze processen! Maar wij gaan nog een stapje verder en gebruiken Zoho ook zoveel mogelijk om optimaal te kunnen samenwerken met onze klanten. Zoho Project is namelijk dé tool om alle projectonderdelen op één centrale plek vast te leggen voor alle projectleden, dus ook de projectleden van onze klanten! Zo weet iedereen waar we staan, wat er nog dient te gebeuren en houden we de boel het beste onder controle. Als we samen aan de slag gaan, ontvang je hiervoor een uitnodiging en dit zijn de stappen om de samenwerking in Zoho Project op te tuigen.

Bij de start ontvangt je een uitnodiging per mail.



Heb je zin om mee te doen? Klik dan op "Uitnodiging accepteren"



Vervolgens "Aanmelden om te accepteren" en log in met de gegevens waar je normaal in je eigen Zoho-account inlogt.

Welkom bij het gesamenlijke project en dit is je persoonlijke "Start"-pagina.


Deze pagina toont de een aantal belangrijke statistieken over het project in de vorm van widgets. De volgende widgets zijn beschikbaar:
  1. Mijn taken - Hier zie je de taken welke aan jou, als (mede)eigenaar, zijn gekoppeld. Ga met je muis over deze widget en klik op "Meer weergeven" om een te zoomen op je taken. Wil je kunnen zoeken in dit overzicht? Gebruik dan het filter door rechtsboven op het trechtericoontje te klikken.
  2. Mijn issues - problemen die je in verschillende projecten moet oplossen.
  3. Mijn achterstallige werkitems - Werk items over projecten na de vervaldatum.
  4. Mijn mijlpalen - Een overzicht van je mijlpalen in projecten.
  5. Mijn werkitems die vandaag vervallen - Werkitems die voor de huidige dag zijn gepland voor verschillende projecten.
  6. Mijn Timesheet - Grafische weergave van de tijdlogboekvermeldingen die in de afgelopen 7 dagen zijn gemaakt.
  7. Mijn evenementen - Evenementen gepland voor de huidige week.
  8. Alle taken - Taken die vandaag achterstallig of vervallen zijn.
  9. Mijn goedkeuringen - Laat records achter die wachten op goedkeuring (vereist Zoho People-integratie).
Naast de widgets, staat er op deze pagina een menu met:

Feed

Hier tref je een overzicht aan van alle activiteiten/mutaties en om deze in te kunnen zien: 
  1. Navigeer je naar het tabblad ''Feed'' in de linker navigatie venster.
  2. Standaard wordt de feed geladen met de nieuwste activiteiten.
  3. Klik op ''Status'' om de statussen te bekijken die recentelijk door je collega's zijn gepost.
  4. Klik op ''Activiteitsstream'' om de dagelijkse activiteiten van alle teamleden te volgen en om te weten wie wat doet. 
Bespreken (Discuss)

Hier kan je met ons via Chat in gesprek over het project en houden we de lijntjes lekker kort. Wil je iets bespreken, overleggen of vragen:
  1. Klik dan op ''Bespreken'' in het linker navigatie venster.
  2. Vervolgens op het + teken voor een nieuwe conversatie.
  3. Selecteer het gewenste project.
  4. Voer een titel voor het gesprek in.
  5. Voeg deelnemers toe.
  6. Klik op ''Toevoegen''.
  7. Een nieuwe chatvenster wordt geopend en is klaar voor gebruik.
  8. Deelnemers kunnen altijd terugkomen naar Discussie en op de chat klikken om te communiceren.
Kalender

Volg al je projectactiviteiten met behulp van de kalendermodule. Agenda is een eenvoudige en veilige manier om snel vergaderingen en evenementen te organiseren, afspraken te plannen en taken en problemen te beheren. Kalender helpt het team om op de hoogte te blijven van het schema. Het helpt het team ook om gemakkelijk de datums in te zien waarop ze zijn betrokken, zodat ze vooruit kunnen plannen en het werk op tijd kunnen voltooien.

Een nieuw evenement maken
  1. Klik op ''Kalender'' in het linker navigatie venster.
  2. Klik op een ''Datum'' of klik op ''Activiteit toevoegen'' in de rechterbovenhoek.
  3. Plaats de muisaanwijzer op het pictogram voor meer opties ( ... ).
  4. Selecteer een project in de vervolgkeuzelijst.
  5. Voer de titel van het evenement in.
  6. Voer de Begint om en Eindigt op datum en tijd in.
  7. Selecteer Deelnemers in de lijst met gebruikers in je project.
  8. Voeg een herinnering toe via de vervolgkeuzelijst, Herinner iedereen en voer een locatie in.
  9. Voer je eventuele opmerkingen in.
  10. Gebruik de optie Herhalen voor een terugkerend evenement
  11. Klik op Opslaan om de gebeurtenis in je project te plannen.
Onder het menu vindt een sectie genaamd "Overzicht van werk". Hier vindt je de specifieke projectonderdelen zoals:

Taken

Hier legen we de projectactiviteiten van het begin tot het eind vast. Niet alleen je eigen taken, maar ook die van projectgenoten of gezamenlijke taken. Het opvolgen van deze taken zorgt ervoor dat het project op tijd en binnen budget wordt opgeleverd. Wil je de taken zien of toevoegen?
  1. Klik op ''Taken'' in het linker navigatie venster en hier zie je alle taken. Links bovenaan kan je de weergave aanpassen.
  2. Een nieuwe taak voeg je toe, door op ''Taak toevoegen'' te klikken.
  3. Selecteer het gewenste project.
  4. Voeg vervolgens een taaknaam en een beschrijving toe.
  5. Kies een Eigenaar, aantal werkuren en een Start- en Einddatum.
  6. Geef de taak eventueel een prioriteit.
  7. Voer een herinnering toe indien dit gewenst is.
Issue
Dien problemen in je projecten in. Er wordt automatisch een unieke probleem-ID gemaakt en aan je probleem toegewezen.

Kwestie gebruiken we niet! 

Meer informatie over projecten kun je vinden op deze website:
https://help.zoho.com/portal/en/kb/projects